24小時都不夠用?心理學4招提高工作效率

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在視時間為金錢的商業社會中,人人都似乎必須掌握如何提升工作效率。可是,我們在日常工作中,往往會因為效率低下,做不少事都會出現拖延的問題。而其中一個導致效率較低的原因,可能是我們時常受到自己、他人與不同事情的干擾。

 

幸好,不少心理學家一直都致力研究如何提高工作效率,協助我們改善工作表現。接下來,本文將會和大家分享 4 個提高工作效率的方法。

方法一:寫下目標

相信不少人都有訂立目標的習慣,不過你又會不會把它們寫下呢?沒有寫下的你們,在嘗試實現目標時會不會感到困難重重呢?原來,寫下目標可以幫助我們實現目標

 

英國教授 Cheryl Traversz 曾和一班學生進行實驗,她叫學生指出自己可改進的地方,想像理想成果和實踐方法。之後,這些學生在接下來的三個月中每天都會寫日記,記下自己實現目標的進度,結果有寫日記的學生在學業成績上明顯取得了更大進步,而且對定立了抽象目標 (如:減少憂慮) 的學生也有幫助。

 

Cheryl Travers續指:「寫下目標可以令人對自己的目標更負責任,人也可以透過寫作來協助自己克服實現目標時面對的困難。」由此可見,寫下目標及進度,可以提升自信、自我效能感,幫助我們實現目標。

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方法二:提升集中力

注意長度 (attention span) 是指一個人能夠在一件工作上保持專注、不分心的時間。我們會時常誤以為自己有不錯的集中力,可是,原來大多數人每天完全集中的時間只是區區 72 分鐘,而我們更往往會把時間花在無關重要的小事上,使我們的專注時間更短。有實驗發現,原定要溫習 15 分鐘的中學生,因為電話通知、電郵等的影響而分心,溫習時間明顯較短。

 

現今社會雖然提倡所謂「一心多用」,可是其實我們只是在不斷地轉換工作,難以維持較長的注意長度,亦要在每項工作上花更多時間進入狀態;而由於科技令大量資訊排山倒海地擁到我們面前,分心的問題因而大幅惡化。資訊科技的發達,使我們在工作時更容易因鈴聲、震動等通知而分心,注意長度下降,令我們的工作效率下降。

要集中工作,可以有兩個方向。在善用時間方面,既然我們真正的集中時間這樣短,我們就應專注於大目標,並趁空閒或可能受干擾的時間完成不太需要創意的工作。在延長注意長度,暫時放下科技不失為一個好方法。

 

心理學家 Dr. Larry Rosen 建議我們工作時可以把手機鈴聲、提示、電郵等關掉 15 分鐘,並漸漸延長關掉科技產品的時間。這樣我們既可以繼續利用資訊科技帶來的方便,又可以在工作時更集中,可謂一舉兩得。

方法三:站著工作

美國有研究團隊把一個客戶服務中心的員工分成兩組,一組員工使用傳統的辦公桌椅,另一組則獲發容許員工站起來工作、可以調較高度的桌子。6 個月後團隊發現可站立的員工效率高出 42%

 

負責研究的 Dr. Mark Benden 相信,這是由於人站起時血液循環更佳,因此效率更高;他更建議員工不應只是坐在或站在某處,而是應該可以到處站立四周走動,公司更可考慮安裝腳欄以便員工站住時卸力。下次工作感到困倦時,可以考慮站一下,走一走。(筆者也是站住完成本文,效果的確不錯)

方法四:互相討論

不少人在團隊工作時,其中一樣最為煩厭的事情,恐怕是開會。開會表面上是浪費時間、是我們實現目標路上的絆腳石,但原來開會互相討論在長遠而言有助團隊實現目標

 

荷蘭教授 Michaela Schippers 和其團隊曾在醫療業界進行研究,發現有定期會面去評估工作進度的團隊,更有可能去想出創新的方法,反映團隊內部對自身表現的評估有助大幅提升工作表現。Michaela Schippers 補充:「互相討論的目標不應是互相指責,而是一起討論團隊可能如何一起進步,最好更應設有主持人,這樣團隊才有空間去思考如何求變。」由此可見,團隊中有建設性的互相討論,有助實現目標。

作者:樹洞徵文計劃

本文章由樹洞香港提供

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