新冠疫情應變,HR的6種員工通報個案

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近期新冠肺炎的確診個案不斷上升,第四波疫情已經打開序幕,不過很多公司吸取了前期頭三波的經驗,以及經歷了一段時間的 Work from Home,相信HR們已經對各防疫策略駕輕就熟。但面對第四波疫情的突襲,HR 和大家都不應鬆懈,公司可以多做一點防疫及抗疫的工作,守護各位員工的健康,當然員工亦應積極配合公司推行防疫措施,才能達到最佳成效。

HR 不能忽視的新冠管理機制

隨著疫情的散播情況日益嚴重,而且新冠病毒具有潛伏期,甚至可能是無症狀的傳染者,一旦有内部同事感染,職場内的傳播速度不敢設想,而HR亦避不了抗疫不力的重責。所以為確保僱主及僱員的健康和安全,減低企業爆發的機率,HR 應該採取更積極主動的措施應對疫情,包括要求員工填寫健康申報表等一系列的預防和監測措施、設立有系統的即時通報機制、密切跟進内部員工的確診感染個案及進行相關密切接觸者的追蹤工作,任何可能接觸過病毒的員工都强烈建議隔離,直至確定沒有任何呼吸道病徵。

員工需要通報 HR 的新冠肺炎個案

雖然政府有呼籲各公司儘可能都安排員工在家工作,但除了實施辦公室防疫管制外,HR還要在企業中擔當守護者的角色,與員工保持緊密的溝通,設立完善的通報和廣播機制,以確保有關新冠肺炎的訊息可以即時上報及通知。即使大部份企業已經實施彈性上班措施,為保障職場上的公眾衛生,HR 切記鼓勵員工遇到以下 6 種情況,員工應即時通報:

 

1. 員工被列為初步確診或確診個案

2. 員工或其同住家人被列為密切接觸者

3. 員工正在接受强制檢疫或醫學監察

4. 員工雖然不用檢疫或醫學監察,但在過去 14 日曾到訪受影響的地區

5. 如員工同住家人正接受家居强制檢疫或醫學監察,並出現發燒或呼吸道感染症狀

6. 員工正居住於過去 14 日内曾有確診個案的大廈

HR 需作出跟進有關新冠肺炎的事項

以上 6 種通報,只是開始並不是終結。HR 需按個別情況作出後續的跟進安排。例如萬一工作場所出現確診或疑似個案,HR 和各部門主管需要向員工問取有關個案資料及健康狀況,並配合政府部門,如實申報相關的訊息如「最後上班日期」、「過去 14 天的工作密切接觸者」、「過去 14 天到過的場所」等。HR亦要迅速地通知與確診者密切接觸的同事,將職場的傳播速度減到最低。員工出現發燒及急性呼吸系統疾病徵狀,應立即通報部門主管,並定時跟進有關檢測結果。另外,HR則需要整合各員工的申報表,密切追蹤員工的健康狀況,必要時更要每天公怖及更新最新的消息,讓管理層及員工緊貼現況和保持警惕,

 

如果員工是進行强制檢疫或醫學監察,HR 和各部門主管也要密切追蹤相關的最新情況,例如病毒檢測結果、14 天檢疫期過後的身體狀況等,再視乎情況安排相關員工作相關工作安排。

巧妙使用 HRChat 企業新冠危機一目了然

第四波疫情來勢洶洶,近日的感染群組更數以百計,難以避免短時間內「殺到埋身」,員工有關的新冠個案的訊息和電話亦會陸續出現。大家都應隨時準備好作長時間的抗疫,HR 們除了需統籌好各項措施安排,還需適時跟進員工的個別案例。若要確保做到迅速應變處理多方面跟進,HR 更需要具組織能力的對話工具,令您同時處理多項對話、利用自動訪問功能索取一系列個案資料、安排主管參與對話,並即時瀏覽 dashboard 列出有關個案的狀態及資料。您可以優先預瀏 HRChat 以下功能,詳情亦可與我們查詢:https://bit.ly/39aGk7T,或按入 https://www.hrchat.asia/ 了解。

1. 多人協作及分流合力支援員工

運用 HRChat 消除了在同一時間只能在一部裝置登入的限制,讓多個用戶同時使用不同裝置,在手機應和 Web 版共同管理員工支援熱線。換言之,同一個號碼收到和發出的訊息,整個團隊都可以在 Team Inbox 同時管理。您亦可以按個案需要分流至有關部門主管或HR團隊。

2. 一鍵瀏覽報表列出個案類別

清單可以根據不同的個案資料分類,您更可以一鍵搜尋到指定類別的個案,所有個案一目了然。

3. 善用問卷功能自動化收集個案內容

新冠肺炎下較難即時親身接觸需要通報的員工,HR亦不可能做到 7×24 回覆通報,自動化問卷功能可以幫助你即時收取個案狀況,節省對話來回等侯時間及減少工作量。

4. 預設訊息功能跟進關懷員工

通報個案只是第一步開始,後續還有多項跟進工作需要HR 處理,包括檢測報告結果及隔離時期完結後的身體狀況等等。HRChat 工具提供預設功能,可以在指定日期發送跟進或提示訊息,向員工表達關懷,減少忽略員工個案的機會。

本文章由 Six People Map 提供

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