外判出糧 VS 計糧系統,哪樣比較好?

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在香港,中小企業是指聘用少於 100 名員工的製造業公司和聘用少於 50 名員工的非製造業公司。直至 2020 年 6 月香港的中小企超過34萬家,可見中小企的管理也是一大學問。其中,payroll 管理一直都是 SME 頭痕的問題,既沒有足夠的資源招聘人才,又缺乏人手建立有效的HR系統。其中 payroll 問題,一直都有兩方面的持份者持續辯論,有一方認爲中小企應該選用人力資源管理的系統 (Human Resource Management) 來幫忙減輕HR的工作,另一方則認爲應該直接選用 Payroll Outsourcing 策略,到底中小企適合哪一個 payroll 解決方案?

 

其實計 payroll 相信是每一間公司都會經歷的過程,不論公司大小,根據勞工法例都要計算員工的 payroll 而且需要保存相關的記錄,正常一位員工的 payroll 計算包括基本薪金、獎金、花紅、病假、無薪假等等,僱主可以選擇:

1. 人手計算

2. 選用計糧系統 (payroll system)

3. 外判薪酬管理 (payroll service outsourcing)

 

如果選用人手計算的話,計算人員需要有相關計算經驗,而且一般計算 50 人以上的 payroll 需時 1-2 天以上,因爲除了計算外,還需要核對員工的 attendance、timesheet 等,過程重複而且費神,浪費時間成本外,還大大降低了工作效率,所以大部分公司都不會選擇人手計算,反而會傾向選擇 payroll system 或 payroll service outsourcing 來節省時間和提升效率,到底這兩者有何分別和利弊?

甚麼是薪酬管理外判?

Payroll Service Outsourcing 中文是薪酬管理外判,指專業人士根據員工休假及考勤記錄和你提供的獎金制度去代為計算員工的薪酬,並在公司指定的工資發放日前計算好薪酬,準備好銀行出糧檔案並交由公司作最後的核實,最後經專業人士的賬戶代發薪金至僱員指定的工資賬戶上,而一般「出糧過程」泛指包括計算及處理強積金供款 MPF。另外,薪酬管理亦包括假期管理﹑糧單發放﹑文件記錄及稅務文件安排 (亦即經常聽到的IR56B﹑IR56E﹑IR56F﹑IR56G等)。

Payroll Outsourcing 好處 1:付出低至幾百月費猶如聘用勞工法例專才

看似細小事項的「計糧」,其實背後都隱藏很多涉及勞工法例的專業知識,例如「713 條例」、「418 條例」等,這些條例若有抵觸,引伸下去的就要花大量時間和心力處理僱員的查詢﹑翻查薪酬記錄及勞工處的調解過程等等,更重要的是亦會帶給運作上的影響及有損士氣。如果 HR 或中小企老闆缺乏相關法律基礎和知識,可能導致公司和員工要承受一定的勞資風險,但如果將 payroll 外判,將員工的薪酬交由專業的咨詢團隊計算,可以保障雙方的權益,減低時間成本和對公司的負面影響。

Payroll Outsourcing 好處 2:Time Cost Saving 節省繁複的行政工序

Payroll Outsourcing 可以節省中小企老闆或HR在行政工作上的時間,因爲計算 payroll 的過程如引子提到既繁複又涉及大量記錄和文件管理。雖然單一出糧記錄看似簡單,但當要處理數以十計的員工記錄,既要確保所有數字精準,又要處理特殊假期薪酬或要計算大量 part-time、臨時工、合約工的 payroll,甚至涉及花紅、營業獎金的計算,對本來就工作量多的中小企 HR 來說是一大噩耗。但如果將 payroll 外判,HR 可以減少每月重複和耗時的工序,節省時間成本,HR的資源便可參與更多對業務有正面效果的工作。

Payroll Outsourcing 好處 3:節省全職行政人手 專注業務

很多中小企的員工人數只有幾十個,但前線員工流動性大的行業,例如飲食、零售、保險等,要處理這些非固定薪酬的員工並非一兩名人手可做到。何況有些中小企更加沒有正式地設立 HR 部門,只有行政 admin「一脚踢」,除了容易出錯外,更可能會因爲缺乏法律基礎惹上勞資糾紛的問題。Payroll Outsourcing 可以節省聘請專業HR的煩惱,直接將繁複的 payroll 交由專業的人士負責,而公司的人手又可以繼續專注在與業務發展有關或人材管理的工作範疇内,可以減少因不熟悉工序而帶來的工作壓力。

甚麼是 Payroll system 薪酬管理和人力資源系統 (HRMS)?

Payroll system 中文是薪酬管理或出糧系統,是人力資源系統 (HRMS) 的其中一部份。除了外判薪酬管理,中小企企業也可使用人力資源系統 (HRMS) 來幫忙減輕 HR 的工作,確保記錄的一致性並易於統一處理。中小企並不適合花過大投資去應用複雜而需軟件開發的系統來處理薪酬事宜,而市面上已有多種「罐頭」計糧系統,以月費形式「即租即用」。

Payroll system / HRM 好處 1:固定及非固定薪酬全面靈活任你設定

HRM 系統可以根據你公司的業務性質及營運方式,量身定制屬於你的 HRM 系統内容。你可根據公司政策滿足各項的要求,例如薪酬可以定日薪、月薪、甚至每週發放,亦可以自定福利、獎金的薪酬結構,高靈活性方便你因應不同的職位進行調整,而且 HRM 通常附上員工登入版面 (staff portal),方便員工隨時隨地查閲員工資料、糧單、稅單、申請年假病假等,節省 HR 的行政工作。

Payroll system / HRM 好處 2:減少人為錯誤

如果靠 HR 人手計算薪酬,依賴人手輸入數據,將很大機會出現難以避免的人為錯誤,儘管再細心也難以確保沒有漏網之魚,例如病假入少一日、工作時數入多一個位等,數字的落差都足以為公司帶來損失。而 HRM 系統自動化,能提供一致性的算式計算,又可以有每月支糧報表總結,方便 HR 作最後核實,降低錯誤率的發生。

Payroll system / HRM 好處 3:減少紙張文件儲存空間

根據僱傭條例,僱主應保留前僱員的個人資料以維護勞資權益,例如須在僱員離職後6個月內繼續保存其工資記錄,如沒有保存相關記錄最高可罰款 1 萬元。試想像一下,若公司將全體員工從入職前的履歷表、證書、面試紀錄,到入職後的工資記錄、出勤、缺勤假期紀錄、升職或調職紀錄等文件全部儲起,不單霸佔了辦公室大量的空間,亦增加翻查記錄的困難。但 HRM 系統就可以電子數碼化地將相關記錄儲起,不但方便管理及整合所有資料,也可以減少紙張的浪費,實現無紙化。

尋求計糧服務 (Payroll service) vs 使用 HRM 系統

置身於數碼時代,想要提升企業的競爭力,首選當然是把業務數碼化,HRM 系統確實能降低成本以外,又可以改善人力資源流程以應付大量的員工記錄,提升企業的靈活度及理順 HR 工作的傳承。另外,運用出糧系統後,一位全職HR便可處理過百員工的薪酬管理,在企業規模化或擴充時必不可少。

 

另一方面,Payroll Outsourcing 也可以節省人力成本,將 payroll 交由專業人士負責,而計糧服務費用亦遠低於聘請一名全職的 HR 去管理薪酬。既可避免勞資糾紛,又可以將節省了的資源投放到有利企業發展的營運策略上,增強企業可持續發展的可行性。所以這兩個方法並沒有完全一個「sure win」的辦法,各有各的好處。

 

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本文章由 Six People Map 提供

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