中小企活用 Agile Team 打造十項全能團隊

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中小企與大公司的規模和人數都截然不同,所以用人模式和團隊架構也不可相提并論,如果中小企強行套用大公司的傳統多部門分工的組織架構,不單決策時間冗長而缺乏效率,分分鐘更會損失大量招聘成本和時間,而且也會為企業營運帶來風險。

 

大公司用人模式以上至下的直向結構為多,而且再以工作性質細分,每一個工作内容又有專人負責,例如 HR Department 又會細分 Compensation & Benefit、Recruitment、Learning & Development 等等的職能,而且每一個小部門又會有直屬的 supervisor 管理其職能範疇,然後才會匯報到 Head of HR。因爲公司營運模式較廣和闊,所涉及的政策管理策略自然也會比較多和深,多以人力物力也必須有一定的需求,結構也較多層化。

 

但相反,中小企的規模相對較小,營運模式也相對簡單,所以部門的職位及人數都相對「精簡」,例如 HR 和 Admin Department 的職能通常在中小企會合拼,招聘一名HR不但要包辦所有 admin 和 HR 的事項,亦要處理日常運作上出現的流程問題,可能更要負責尋找新的系統﹑供應商去改善效率。雖然為公司設立系統的項目會衍生一定工作量,但都不是恆常的職務,主要需要協調和磋商,如果僱主在這時候增聘一名員工幫忙,總工作量也未能活用兩名員工的資源以致浪費成本。

 

打造一條「十項全能樣樣精」,培養「一打十」 的全職猛將並成功在團隊中發揮潛能,是每間中小企的目標。有什麽方法可以增強人力資源的彈性,又可以配合公司營運發展的人力需求?

敏捷式項目管理 (Agile Project Management)

近年一套新的團隊結構哲學由外國傳入香港,一般接觸過 IT project 或 software development 都一定聽過 Agile Project Management (敏捷式項目管理),利用這套強調透過排優先順序、快速測試與反饋後,凝聚團隊價值,來更貼近客戶與市場需求的管理概念。

 

在全球經濟環境瞬息萬變的壓力下,agile project team 中強調的是賦予 project team member 角色和權力,讓前線人員快速做出決策,摒棄傳統組織綁手綁腳的設計。越來越多公司都選擇以 Agile Project Management 來扭轉現狀,而中小企正正可以套用這管理概念在人才招聘和管理上,方便處理一些臨時大型項目的人力需求,增加管理彈性和效率。

 

敏捷團隊 Agile Team 是一個跨部門、具有獨立性的人員小組,以至於團隊中的人員可以靠其自身價值來完成整個 project,而無需再利用團隊以外的人力資源。由於 Agile Team 的目標明確,所以挑選「入隊」的成員角色也非常重要。

來源: https://medium.com/@agileexpat/cross-functional-teams-and-self-organization-in-the-heart-of-agile-part-2-7b2c6846d3bf

Team Lead

他是團隊的重要角色,負責為團隊尋找資源,並確保團隊成員免受辦公室政治等類似的因素影響,從而使團隊成員能夠專注完成手頭上項目,確保團隊跟從已一早定好的指示步驟和過程,完成項目。這個崗位通常由比較熟悉內部運作和與管理層良好溝通的人負責。

 

 

Product Owner

他是代表 end-user 或利益相關者,項目產品的最終擁有人,項目通常都按照他的思路和要求來完成。這個崗位比較適合由項目中最主要用家的部門代表負責。

 

 

Team Member

只要可以將有價值的技能或經驗帶給團隊,以幫助他們完成最終的項目目標,就可以是 Agile Team 的成員。

 

 

Tester

項目完成後,有可能是一件產品,也可能是一個工作流程,但最終都必需要有測試員作最後的測試運行,再給予整個項目的反饋。

内部人員調配再搭配 Freelancer 成立 Agile Team

中小企一向都需要配合社會經濟活動的活躍程度來調整業務方向,有時候臨時出現的項目機會,又可能會因爲招聘困難而變成「幸福的煩惱」,這時候不妨組織跨部門的合作團隊,以完成短期項目為目標,調配内部人員或招聘相關專長技能的人員,則可輕易解決人力需求問題,提高管理彈性。

 

簡單的例子,例如中小企想新設立一間 online store,如果特意開設一個 eCommerce Department 又可能會浪費資源,因爲網店完成 setup 後則不需要太多人力資源來管理,所以成立 Agile Team 就可輕鬆解決問題,可調配例如 IT 、Logistics、Sales Team 的相關員工成立項目小組,檢視現有人材中缺乏的專業技能,可活用自由工作者 Freelancer 招聘 1-2 名 UX/UI Designer 和 software developer 等等以應付項目的技能需求。

 

現在已經有多種 freelance platform 如 FiverrHellotoby 協助尋找合適的人才,以短期合約完成項目目標。這樣的項目小組則可彈性處理人力需求,提高營運效率,又可解決開設新部門的煩惱,節省人力成本,内部員工也可有機會接觸和參與公司大型項目,增強歸屬感。

將 HR Function 外判代替招聘一名「一打十」的全職猛將

中小企因爲資金和規模有限,比較難去招聘一名「一打十」的全職猛將,像大公司 HR Team 一樣,來處理全部人力資源事項,雖然功能齊全的 HR Team 確實可以幫忙解決公司大大小小的人事相關問題,除了上述所説的 Agile Team 來幫忙彈性解決人力需求問題外,中小企也可以用合理的預算,運用科技的配套或聘用外判的服務商,以月供或一次性形式獲得專業的企業人力資源支援,以上的招聘煩惱都可以輕易解決,例如可以應用專業的 HRIS 系統如 Workstem 來處理人力資源相關的管理和薪酬計算,減輕HR工作外,也可減低勞資糾紛的危機。如果你身為中小企的僱主或 HR 也有相同的煩惱,不妨向我們免費諮詢以改進公司內部的 HR 問題,可以為你你量身訂造屬於你的「HR 外判」方案。

本文章由 Six People Map 提供

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