公司營運及管理

<p>近期香港疫情變得更嚴峻，很多公司盡量將員工安排在家工作，或者同事們輪流上班。面對如此不確定的情況，公司管理層除了為電腦設備、文件儲存等安排而頭痛，而且在日常管理、業績考勤等方面亦要費煞思量。</p><p> </p><p>今次，我們就分享 6 個提高遠程團隊效率的方法，協助大家盡快適應這個辦公新時代！</p>

<h3>1. 關注工作成效，而不是工作時間</h3><p>在辦公室時，管理層往往能「看」到同事們是否在座位上工作；但當大家不在自己視線範圍內時，老闆們就擔心同事們是否有認真工作？有否偷懶？</p><p> </p><p>很多人認為同事乖乖坐在辦公桌前就是正在工作，其實不是一個很好的判斷，反而應該專注於員工所創造的價值：相比起員工的有否每天做滿 8 小時，倒不如留意他們的生產量及質素，舉例你為同事設定了一些目標 (例如：做好一份計劃書、聯絡 10 個客人等)，而他們能否如期完成高質量的成果。</p><p> </p><p>要記得，質素比數量更重要。</p>

在家工作：關注工作成效，而不是工作時間

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<h3>2. 設定同步的工作時間，減少即時要求</h3><p>首先，管理層要令員工明白在家工作並非完全彈性，同事們應該盡量在辦公時間內工作，只是將工作地點移師在家。如果有些工作極需要同事們合作完成，那麼你可以設定一些同步的工作時間，例如每日下午 1 時至 6 時，相關同事都要工作、不能彈性離開，就能避免令一些合作項目出現延誤。</p><p> </p><p>另一方面，團隊成員 (還有老闆) 要明白未必事事能馬上討論或回答，因此要減少一些即時要求或緊急答覆，盡量使用項目管理軟件 (例如 <a href="https://asana.com/" target="_blank" rel="noopener">Asana</a>、<a href="https://monday.com/" target="_blank" rel="noopener">MONDAY</a>、<a href="https://trello.com/zh-Hant" target="_blank" rel="noopener">Trello</a> 等) 去交代及跟進工作，確保記錄清晰，而員工又能專注在自己工作，減少分心。</p>

<p><span style="color: #ffffff;">延伸閱讀：</span></p><p><span style="color: #fcd846;"><a style="color: #fcd846;" href="https://smelab.com.hk/e20190813-%e5%a3%9e%e7%bf%92%e6%85%a3-%e5%a3%9e%e4%b8%8a%e5%8f%b8/" target="_blank" rel="noopener">管理要小心！上司要避免的6個壞習慣</a></span></p>

<h3>3. 更明確分工和制定負責人</h3><p>若公司平日的項目由 2 人或以上負責的話，管理層最好收窄為一位主要負責人，特別是有多階段里程的項目，由這位負責人向你匯報工作。這樣能避免幾個人同時做一件事，或者出現問題時互相卸責。</p><p> </p><p>此外，每項工作都要有明確分工，例如同事 A 負責採購、同事 B 負責財務等，減少工作重疊或者無人負責而造成混亂，亦能更容易了解工作成效。</p>

在家工作：更明確分工和制定負責人

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<h3>4. 定期安排視像會議，每日匯報工作進度</h3><p>由於團隊分散工作，因此溝通就變得更重要。主管應該定期安排視像或電話會議，例如每月一次全體會議、每週一次管理層會議等，確保大家工作同步。</p><p> </p><p>此外，主管與同事最好每日有一次短會議，讓下屬匯報工作進度，一來上司更能掌握同事們的成果，對下屬在心理上更信任；二來同事也會養成每日匯報的習慣，日後即使回到辦公室的正常環境，也會培養出更好的責任感。</p>

<p><span style="color: #ffffff;">延伸閱讀：</span></p><p><span style="color: #fcd846;"><a style="color: #fcd846;" href="https://smelab.com.hk/partner-treeholehk-okr%e6%98%af%e7%94%9a%e9%ba%bc-google-microsoft%e9%83%bd%e6%8e%a1%e7%94%a8%e7%9a%84%e7%ae%a1%e7%90%86%e7%ad%96%e7%95%a5/" target="_blank" rel="noopener">OKR是甚麼？Google、Microsoft 都採用的管理策略</a></span></p>

<h3>5. 定好視像會議規則，事先安排主持人及流程</h3><p>這幾年大家慢慢熟悉使用視像會議軟件，但有時軟件會有故障或系統更新，到了開會時就出問題。故此，主管可以事先安排每個會議主持人及流程，由主持人在開會前先測試軟件操作，並提醒參加者檢查網路連線是否穩定、電腦電量是否充足等，並提早10分鐘加入及測試。而主持人亦要負責會議流程，提醒同事發言及控制時間等。</p>

在家工作：定好視像會議規則，事先安排主持人及流程

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<p>此外，管理層亦應該清楚講明會議規則，好像同事需要開鏡頭 (不能穿睡衣出席)、如非發言不要長期開著咪高峰 (會收入背景嘈音)、發言前要按「舉手」功能或輸入文字訊息等，確保會議順暢。</p><p> </p><p> </p><h3>6. 頻繁地獲取員工反饋，每週發布「新聞」</h3><p>由於團隊間少了溝通，因此上司就要更頻繁地了解員工的想法，進行視像會議時可以多問同事的感受，以了解他們在家工作有否遇上困難。你亦可以組織一些較輕鬆的線上活動，例如在線一起午餐、玩一些小遊戲等，令員工在工作以外保持聯絡，保存團隊的信任和默契。</p>

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<p>此外，公司可以定期用電郵或即時訊息發放一些內部新聞，好像最近完成的項目、同事的分享感言、將會展開的項目、有趣的案例或點子等，也可以徵求同事們「投稿」，令在家工作的員工也能從中緊貼公司動向，保持歸屬感。</p>

<h1><span style="color: #f7f6f4;">同事在家工作，應如何管理？6招組建高效團隊</span></h1><p>撰文：Ray</p><p>圖像設計：Hillie</p>

1. 關注工作成效，而不是工作時間

2. 設定同步的工作時間，減少即時要求

4. 定期安排視像會議，每日匯報工作進度

5. 定好視像會議規則，事先安排主持人及流程

6. 頻繁地獲取員工反饋，每週發布「新聞」

近期香港疫情變得更嚴峻，很多公司盡量將員工安排在家工作，或者同事們輪流上班。面對如此不確定的情況，公司管理層除了為電腦設備、文件儲存等安排而頭痛，而且在日常管理、業績考勤等方面亦要費煞思量。今次，我們就分享6個提高遠程團隊效率的方法，協助大家盡快適應這個辦公新時代！

同事在家工作，應如何管理？6招組建高效團隊

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