因應疫情，現在很多人都需要在家工作 (WFH)，少不免要使用網上溝通軟件和同事傾公事，甚至見客傾生意。不過最近就爆出有網上溝通軟件出現安全問題，不但會洩露視訊內容及參與者的聯絡資料，甚至會「亂入」視訊中搗亂！這個網絡保安的問題，在各大小公司紛紛響起警號，甚至要禁用軟件。
究竟公司如何找到既好用、又安全的即時溝通軟件？而使用時又有甚麼地方要留意呢？以下 3 大關鍵你一定要知！
當我們使用即時溝通軟件與同事們討論工作時，可能會互傳一些工作文件，甚至是機密資料 (例如合約、技術文件等)。所以，即時溝通軟件能夠做到加密處理就非常重要。除了互相發送的文件需要加密之外，使用者的電子郵件、使用時的IP、使用者的電腦資料等等，都需要被保護。
這種處理雖然在使用時並不顯眼，甚至是 (非 IT 人的) 你未必留意有甚麼分別，覺得有甚麼軟件都無所謂；但若然到了機密資料外洩後才發現已經太遲，這種情況比你想像中更易發生：舉個例子，如果你與同事平日都用免費溝通軟件談公事，卻一不留神把機密資料發送到其他群組，已經洩漏了機密。所以，要多留意你正在使用的即時溝通軟件，是否可令你的資料百份百安全。
試想像：如果你的同事上載了一份報價單，你毫不猶豫就打開文件來看… 噢，中了電腦病毒！因為當數個、甚至數十個同事共用一個免費即時軟件，大家都紛紛上載文件，你又怎確定每一件文件都安全？有研究指出，當一間公司受到駭客攻擊，就可以將惡意程式不知不覺地放到你的系統，甚至潛藏超過 180 天而你不知道。因此，公司使用的即時溝通軟件，一定要預載防毒及防駭客系統。
例如一位同事上載了一份從供應商獲得的文件，如果系統偵測到文件有可疑，就會禁止用家開啟、存取、移動、分享那一份文件。系統向用家發出通知後，用家可以讀取相關資料，再決定刪除那份文件。對於一部份人而言，可能短期內會做成一些不便，但這確實可以完全保護公司的資料，以免有任何駭客入侵系統。
上文提到的即時溝通軟件，其中一項為人質疑的是數據傳輸，會將用家的資料傳到某些地區的數據中心處理，令人擔心安全性及保密性。另外，如果數據需要繞過不同地方、以至不同國家的數據處理中心，被駭客盜取的風險就會越高。
因此，你要留意即時溝通軟件的供應商，是否擁有自置的數據中心或者雲端處理中心，可靠度相對上會比較高，你不需要擔心數據外泄，或存在其他資料私隱問題。
若你已明白以上關鍵、卻仍不知道怎麼選擇，我們建議兩個軟件給你：Google Meets 及 Microsoft Teams。
Google 及 Microsoft 兩間大企毋須多介紹，好處就是全方位做足保安功夫，而 Google Meets 及 Microsoft Teams 同時有數據加密處理，令用家的資料、文件、以及使用時的資料都不會有外泄的風險。同時，Google 及 Microsoft 亦有自置的雲端處理中心，遍佈全球各地，並且兩間公司都有後備方案，即使一個處理中心不勝負荷，亦會有另一個處理中心馬上作後備並可以正常運作。
先說 Teams 的特點，就像一位「24 小時偵探＋管家」，保護著你的資料之外，更會時刻提醒你任何可疑情況，例如當系統偵測到文件有可疑，就會在文件的旁邊有一個記號，令用家知道那一份文件有可能出事。
同時，如果你想知道你的資料正在存放於哪一個數據中心，你可以到 Microsoft 365 的管理員區域，查看你正在使用的服務屬於哪個地區，減少資料要「兜路」的情況。
在 Google Meet 的應用當中，每次有新成員想加入會議，都會出現通知，需要會議持有者批准，那位新成員才可以加入會議。這樣雖然看上去會比較麻煩，但確實令安全性大大提升。
此外，會議持有者需要先知道整場會議有甚麼人參加，之後當每個人加入時，就確保是當事人參與。這樣就不怕有資料外泄的風險。
同時，Google Cloud 可以整合公司有多少個使用者已使用多重驗證方式登入，確保網絡安全。同時，你亦可以知道他們有多少檔案已向外分享，有效避免任何可疑的行為。
這兩個方案現時都有優惠以及免費版本作試用。如果你正為公司苦惱應該使用哪一款即時溝通軟件，或者發現正在使用的軟件不安全，可以在下方聯絡我們，我們將有專人給你意見，令你在這段 Work from Home 的時間，不但有個人安全，更可以「網上安全」！
撰文：Jacky
圖像設計：Kay
