想提升團隊效率? 老闆要認識的4種管理模式

公司發展到一定規模,發現團隊發展開始膠著,工作效率不似之前顯著?老闆可能會懷念一開始創業時,那個充滿活力的團隊。但其實管理公司,就跟我們成長的過程一樣,在不同階段都要有不同管理方法。

 

就似我們在不同年紀有不同的生活模式一樣,一間公司隨著業務發展,在人手及業績上都不斷擴大,我們沒法似童話故事的「小飛俠」一樣不想長大。在公司規模長大的同時,老闆及主管的管理模式都要跟著成長變化,團隊才可以保持活力及效率。

 

以下我們按企業不同的發展階段,綜合出 4 個管理模式,看看哪一個最適合你?

孩提時代:倚靠信任

企業剛剛起步、人手不多,員工之間難以有明確的分工。這種模式就似打羽毛球雙打一樣,兩位球員不會分哪位一定是前場或後場,而是在不斷的相處和練習中,培養出補位的默契。

 

在這個階段中,員工與老闆之間要講求信任:不只是老闆要信任員工,也要讓員工對公司及管理層有信心。根據 Gallup 顧問公司的調查,有近 8 成員工都不相信老闆對公司發展有明確想法。

 

老闆要明白,公司剛起步、架構未完善,如果只一味談論自己的見解、口號式地承諾讓公司「革新」,只會成為空談。老闆應該拿出實質的政策和方向去說服員工,並要不時與他們溝通,定出有利於雙方發展的目標。

少年時代:策略分工

公司開始人多,成為十多人的團隊,不可以只靠默契,而是要有較明確的分工。情況就似一隊足球隊,即使是訓練有素、有強烈默契的隊員,在球場上都會清楚自己的位置,但同時每人會有一定的彈性和自主性;公司的管理也一樣,老闆可以不同的「陣形」去分配職能。

 

以一間餐廳為例,比較簡單的分工,就是分前線的服務員工及後台的管理、營銷的員工。老闆要定下策略,如何在基本的分工下,將職能有策略地分配,讓每名職位都可以發揮最大的用處。

 

但要注意的是,即使每名員工都有自主性,都是只限於一個職能之下。例如一個當前台的,不顧樓面的工作,轉去當上會計的職務,他就不是一位稱職的前台,因為他忘記了自己的首要職務。因此老闆在營運時,也要將分工清晰定好,並持之以行,否則就可能會令員工無所適從。

青年時代:善用流程

公司業務繼續發展,團隊擴展數十人至上百人的規模﹐分工會比較明顯,甚至因太明顯了,每個職能都已形成一個部門,可能出現各個部門都「各有各做」的情況。

 

這個情況就有如一個交響樂團,分成五大部門(弦樂組、木管組、銅管組、打擊樂組和色彩樂器組),每一部門之下都分成不同樂器。要令樂手互相配合,有統一流程,就是靠樂譜了。

 

一間中型的公司亦應該有一份「樂譜」,即是統一、清晰的工作流程,可以有效地畫分每個部門的職能及職權,以免部門間缺乏溝通渠道,引致遺漏了中間的工序。

成人時代:賞罰分明

如果你的企業已經有一定規模﹐是過百人的大企業,分工架構已經相當完善。那麼老闆就要明白,不是每一位員工都了解你的目標﹐你亦難以讓每人都明白你的策略。你需要的,是建立團隊「向著目標跑去」的動力。

 

情況就似一隊軍隊,將軍下令要衝入城活捉敵人,捉到一個就有一萬兩黃金;如果中途怕事逃走,就要整隊人處刑受罰。未必每名士兵都明白整個戰略,但他們都知道,達到目的有獎,表現不理想就要受罰。作為老闆,你的角色就似將軍:指令明確、機制清晰、賞罰分明。

 

不過,老闆在制度產也要有一定彈性,Gallup 的調查顯示,3 分 2 的員工都認為工作太忙,簡直累透了!加上有一半人都時時尋找新工作,想要留住人才,主管們都要定期檢視管理手法或工作內容,不然下屬都嚇跑了,又如何有人陪你打天下呢?

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