想隨時隨地工作? 你要知道的3種免費工具!

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隨著疫情繼續發展,無論是大企業或中小企都鼓勵員工在家工作,減低傳播風險;而防疫意識非常穩陣的香港人,不少本地公司亦早早採用「Work from anywhere (隨時隨地工作,簡稱 WFA)」政策。

 

事實上,撇除疫情影響,越來越多公司早已想支援同事 WFA,根據 VMware 在 2019 年進行的《數位化員工體驗調查》,高達 78% 的亞太地區受訪者希望能「更輕鬆地在辦公室以外工作」。

 

不過,中小企要成功轉型為 WFA,現時有甚麼工具可以幫助公司?以下介紹 3 種免費工具,助你即時開始隨時隨地工作!

1. 免費實時 TEAM Work 工具:Microsoft Teams

Work from anywhere 的第一個挑戰,就是員工之間需要通訊工具來匯報工作及開會,卻往往只有語音的單一功能:最常見的尷尬情況是,用多人電話會議來開會,卻無法分享PowerPoint,要與會者憑空想像,有理說不清。

市面上最方便的 TEAM Work 工具,首推 Microsoft Teams,一個軟件不單能夠視像會議 (同時在會議中分享畫面及文件),而且可讓同事共同工作,例如處理及修改文件、儲存及尋找文件、上司分派及管理工作進度等等。而且 Microsoft 更推出 3 個月免費使用計劃,每間公司最多可申請 100 個使用帳戶,並提供遙距教學,讓大家好好使用當中功能!

特點一:隨時隨地進行視像及簡報會議

分散在不同地方的同事或客戶,你可以利用 Teams 的視像會議功能來開會,當中更有實用的互動功能,例如共享畫面、虛擬白板等,更可以為會議錄影及快速記錄會議重點,讓同事隨時回顧內容。

特點二:接通雲端 Office,容易上手

相信大家對 Microsoft Office 都相當熟悉,而你更可以在熟悉的介面中存取雲端文件、分享檔案,又可以根據部門分組,向下屬分派任務及管理工作進度,又可將對話及文件進行妥善分類,令工作變得更清晰、更易管理。每個用戶更有 1TB 雲端空間,放置全公司資料都無問題。

特點三:雲端儲存文件更安全

有時為了貪方便,我們會用私人溝通工具發送文件給別人,但這個做法有機會令機密文件外洩;Teams 的好處就是杜絕這個情況,因為整個系統構建在雲端上,能限制私人的應用程式存取或複製公司資料,增加安全性,令老闆們更安心。

2. 免費公司營運 Apps

某些前線行業如零售、工程等,始終很難全面在家工作,因此你需要其他系統去協助公司進行遠端管理。這裡為大家推介幾款公司營運 Apps,讓你可以透過手機,就可以進行不同的營運管理,例如健康評估、人力資源、外勤客戶管理、或項目管理,不但免費,而且沒有團隊人數上限,全隊都可以使用

免費營運管理手機 Apps (4 選 1) 包括:

  • 健康評估:記錄員工體溫,使用服疫用品數量等功能
  • eClaim 及人力資源:員工以手機請假、報銷帳單費用、上下班打咭等功能
  • 客戶管理:同事在外可以打咭 check-in,銷售流程管理,即時製作報價單,銷售預測等功能
  • 項目管理:上司可以分派工作給同事,並跟進各個項目的進度,提示其他組員,方便每日了解工作進度

 

 

此外,如果你尚未成為 Office 365 客戶,亦可以使用這個免費計劃,而最多支援 5 位員工。

3. 免費商業雲端電話

當員工身在家中或其他地方,就難以接聽公司電話,或者客人永遠只能致電同一位同事,難免有甩漏。因應這個問題,你可以申請這個免費商業雲端電話服務,由 Microsoft 將本地電話號碼連接到 Teams 帳戶上,讓同事身處何地、也可透過電腦或其他行動裝置,如常接聽或打出電話,不再遺漏。

 

每間公司最多可申請 5 組電話服務,為期 3 個月,能及時解決你的通訊問題。

雖然現時本地企業已有部份復工,但疫情至今尚未有確定的變數,若你能早日轉為 Work from anywhere 模式,不但在短期內能紓緩營運壓力,長遠亦能令公司變得更有效率 (例如同事不在公司亦可工作、彈性上班、節省公司空間等)。希望以上介紹 3 款免費工具,能幫助大家能輕鬆轉型為移動辦公室!

撰文:Ray

圖像設計:Kay

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