隨著疫情繼續發展，無論是大企業或中小企都鼓勵員工在家工作，減低傳播風險；而防疫意識非常穩陣的香港人，不少本地公司亦早早採用「Work from anywhere (隨時隨地工作，簡稱 WFA)」政策。
事實上，撇除疫情影響，越來越多公司早已想支援同事 WFA，根據 VMware 在 2019 年進行的《數位化員工體驗調查》，高達 78% 的亞太地區受訪者希望能「更輕鬆地在辦公室以外工作」。
不過，中小企要成功轉型為 WFA，現時有甚麼工具可以幫助公司？以下介紹 3 種免費工具，助你即時開始隨時隨地工作！
Work from anywhere 的第一個挑戰，就是員工之間需要通訊工具來匯報工作及開會，卻往往只有語音的單一功能：最常見的尷尬情況是，用多人電話會議來開會，卻無法分享PowerPoint，要與會者憑空想像，有理說不清。
市面上最方便的 TEAM Work 工具，首推 Microsoft Teams，一個軟件不單能夠視像會議 (同時在會議中分享畫面及文件)，而且可讓同事共同工作，例如處理及修改文件、儲存及尋找文件、上司分派及管理工作進度等等。而且 Microsoft 更推出 3 個月免費使用計劃，每間公司最多可申請 100 個使用帳戶，並提供遙距教學，讓大家好好使用當中功能！
特點一：隨時隨地進行視像及簡報會議
分散在不同地方的同事或客戶，你可以利用 Teams 的視像會議功能來開會，當中更有實用的互動功能，例如共享畫面、虛擬白板等，更可以為會議錄影及快速記錄會議重點，讓同事隨時回顧內容。
特點二：接通雲端 Office，容易上手
相信大家對 Microsoft Office 都相當熟悉，而你更可以在熟悉的介面中存取雲端文件、分享檔案，又可以根據部門分組，向下屬分派任務及管理工作進度，又可將對話及文件進行妥善分類，令工作變得更清晰、更易管理。每個用戶更有 1TB 雲端空間，放置全公司資料都無問題。
特點三：雲端儲存文件更安全
有時為了貪方便，我們會用私人溝通工具發送文件給別人，但這個做法有機會令機密文件外洩；Teams 的好處就是杜絕這個情況，因為整個系統構建在雲端上，能限制私人的應用程式存取或複製公司資料，增加安全性，令老闆們更安心。
某些前線行業如零售、工程等，始終很難全面在家工作，因此你需要其他系統去協助公司進行遠端管理。這裡為大家推介幾款公司營運 Apps，讓你可以透過手機，就可以進行不同的營運管理，例如健康評估、人力資源、外勤客戶管理、或項目管理，不但免費，而且沒有團隊人數上限，全隊都可以使用。
免費營運管理手機 Apps (4 選 1) 包括：
- 健康評估：記錄員工體溫，使用服疫用品數量等功能
- eClaim 及人力資源：員工以手機請假、報銷帳單費用、上下班打咭等功能
- 客戶管理：同事在外可以打咭 check-in，銷售流程管理，即時製作報價單，銷售預測等功能
- 項目管理：上司可以分派工作給同事，並跟進各個項目的進度，提示其他組員，方便每日了解工作進度
此外，如果你尚未成為 Office 365 客戶，亦可以使用這個免費計劃，而最多支援 5 位員工。
當員工身在家中或其他地方，就難以接聽公司電話，或者客人永遠只能致電同一位同事，難免有甩漏。因應這個問題，你可以申請這個免費商業雲端電話服務，由 Microsoft 將本地電話號碼連接到 Teams 帳戶上，讓同事身處何地、也可透過電腦或其他行動裝置，如常接聽或打出電話，不再遺漏。
每間公司最多可申請 5 組電話服務，為期 3 個月，能及時解決你的通訊問題。
雖然現時本地企業已有部份復工，但疫情至今尚未有確定的變數，若你能早日轉為 Work from anywhere 模式，不但在短期內能紓緩營運壓力，長遠亦能令公司變得更有效率 (例如同事不在公司亦可工作、彈性上班、節省公司空間等)。希望以上介紹 3 款免費工具，能幫助大家能輕鬆轉型為移動辦公室！
撰文：Ray
圖像設計：Kay
