3個常見的項目管理錯誤,你又有無犯過?

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中小企有大大小小的項目 Project,你又有沒有犯過以下常見的項目管理錯誤?

 

  1. 訂立不明確的目標和Deadline,令完成日期一拖再拖,管理層亦不能妥善監察及跟進項目進度。
  2. 人力資源分配失當,某些同事負責的部份太多,形成「塞車」。
  3. 沒有善用項目管理工具,令項目資料變得混亂,不但負責同事無所跟從,即使想回顧分析亦無從入手。

 

專家教路

 

其實要解決上述疑難,我們應該用第3點「善用項目管理工具」做起,因為一套理想的項目管理系統,可幫助中小企去規劃、執行、監察及分析每個項目。今次介紹的 PROJECTotal 系統,正是從多方面方面支援項目經理 (Project Manager)的工作。

 

PROJECTotal系統tForce Technologies開發,目標是以簡單易用的平台及介面,令項目經理更易管理Project之餘,有份參與的同事亦方便溝通交流,特別適合開發新產品或科技初創公司使用。

 

規劃階段 – 簡單策劃,注重交流

PROJECTotal以 Portal 形式展示,讓項目經理可以制定項目進度表、完成日期等資料,詳盡記錄不同文件。而在同事使用方面,系統採用多個 Microsoft的產品,好像Teams、Yammer及SharePoint等,可讓項目成員共用和管理內容、提出意見,並透過內部系統交流訊息,提升工作效率。

 

如果項目當中有敏感資料,項目經理可啟動版權管理服務 (RMS),保護重要的檔案及文件。

 

執行階段 – 分配工作,緊盯進度

這個階段最重要是分配人手及留意進度,你可利用Staff Hub編排人手,並以 Flow去建立某些自動化流程,例如同事完成某個階段,就會自動通知項目經理。你亦可隨時觀看同事的Timesheet,以得知不同進度所需的時間及資源,以便能準時完成項目。

 

監察及分析 – 避免超支

對於中小企來說,這個往往是最難、又最不願處理的工作:到底這個項目,我是賺錢還是蝕錢?收入能否扺銷人力和支出?

 

有了PROJECTotal的Power BI及 Graph API功能,系統會自動產生不同資源的excel圖表,助你輕鬆監察及控制項目的預算及支出,亦統計出人力資源的運用,就能避免超支、同事負擔過重的問題了。

 

 

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