[開單系統進化史 (1)] 手寫單、Excel、網上生成器、雲端,優劣大比拼!

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中小企最重要的事,當然是跑數、追生意!不過煩惱亦隨之而來:開報價單、Invoice、會計帳目等私,都是沉悶又繁複的工序。雖然現時不少公司都使用電腦去處理以上功夫,但其實還是依靠人手去輸入資料及管理,難免忙中有錯,在效率上亦不及電腦自動化。

 

多年來,我們都想方設法去改善這些程序,大致可分為4個時代:

 

原始時代:手寫單

最原始的方法當然是手寫發票。一些小商家,例如餐廳、運輸、雜貨店等仍舊使用這類發票。店鋪要逐一在發票上,填上產品名和價錢資料。

 

缺點是,如果有大量貨品,就要花費大量時間來手寫,在如今資訊發達的年代,這方法已經過時,不但不方便處理,亦難以保存,所以就出現了數碼發票。

 

走進文明:Excel表

現時,有大部分中小企都會選擇用Excel去處理這類資料。用Excel的確慳錢、便宜,但資料並不是儲存在單一系統內,一間公司隨時有成千上萬個文件。要找回舊發票就猶如大海撈針。同時亦沒有任何搜尋工具可協助,更不可以自動製作統計報告等。

 

摩登時代:網上發票生成器

隨著互聯網時代興起,網上開始出現一些發票生成器 (Invoice Generator),吸引了較新型的公司採用,好處是方便,而且免費;但缺點是每次操作都是一次性,不能留底,亦不適合需要處理大量 invoice的公司,例如採購及買辦。

 

科技世代:商業雲端系統

數到近年最hit的系統,當然要提雲端科技。市場上已有不少大公司推出商業雲端系統,較有名的有Xero、Oracle Peoplesoft、Microsoft等,好處是可以一站式處理公司資料,同事只需要輸入一次資料,系統就會自動製成各類invoice、財務和管理報表,而且格式統一,又容易整理。

 

這一篇跟大家比較過不同方法的優劣,下一篇會和大家詳細了解下為何中小企需要一個好的系統去處理財務、報價、開單等項目。(未完待續)

 

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