約開會好頭痛?用Sharepoint管理工作及會議

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公司痛點

對一些中型公司來說,跨部門project總是一件很痛苦的事:首先不同部門同事分開坐,溝通已有一定困難;一些經常使用的文件 (例如會議紀錄),只能用email傳來傳去,又永遠不清楚最新版本誰屬。至於經常要開會的管理層,更可能會忘記或攪錯會議,開會後又很難跟進議程…

 

另外,有不少公司會選擇用whatsapp去通知同事開會及發佈資訊,同事平日傾「無聊事」和「傾公事」都是這個app,往後要找回公事資料就很麻煩。

 

專家教路

 

針對這類問題,Sharepoint這個工作系統就相當好用。這是一個公司內部使用的社交平台,試想像你在公司內部開了一個Facebook,但作為員工之間交流、共用檔案及文件,是何等方便!

 

開會無甩拖

Strategic Outsourcing Services (SOS)提供的 Enterprise Portal,就是採用了Sharepoint,方便同事管理自己的工作及會議。系統亦可讓員工輕鬆預定會議時間,並具有提醒功能,提提有關同事開會的時間和地點。員工亦可查閱先前會議情況和議程記錄,完會後亦會收到電郵通知作記錄,方便公司內部溝通。

 



共享文件 節省時間

其次,系統亦能建立工作小組的知識庫 (Knowledge Wiki),將一些常用的文件、指引、公司政策文件等,有系統地放在知識庫上,供員工存取使用。員工不需要再左找右找,才找到需要的資料,提高工作效率。

 

張貼公告及線上表單 輕鬆分享意見

Sharepoint更有多個共享功能,好像公告欄,讓每個人都看到公司最新的資訊,供人事部發放消息就最方便;而且同事們又可使用線上表單及工作流程,簡化用email傳來傳去的不便。

 

若你想了解更多關於 Strategic Outsourcing Services (SOS)方案的詳情,或者有其他營運疑難想問問專家,歡迎你於下方留言、或以 Come Know x Microsoft一對一電話專線查詢吧!

 

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