Come Know職時問題:公司文件又多又亂,極花時間處理

讚好及分享:

讀者問題:

中小企老闆Keith:Microsoft專家你好!我一直有看這裡的文章,十分實用。今次想請教文件處理問題 – 我們公司成立了5年,由最初的3人到現在有20多人,但公司的文件系統變得很混亂。

 

以前人少時,我們的計劃書、報價單、採購單等都是用word存放在同事自己的電腦中,而請假紙、報銷等就用實體紙張,初時存放當然沒問題;但隨著同事越來越多,他們說很難找回舊文件作參考 (每個人的格式、排序方法都不同),而公司亦沒有地方放置實體文件。

 

請問專家有甚麼方法改善這個情況?謝謝!

 

Microsoft專家教路

 

Keith你好,多謝你的支持!文件處理是中小企最不想面對的問題之一,因為感覺上不能帶來收入,又是一個工作量大的繁複工作。不過,做好文件處理可大大增強同事的工作效率,而且有助公司士氣,因此值得正視。

 

我推介 Microsoft合作夥伴 K-Solve的「一站式公司文件方案」,結合 Microsoft 365及 Dynamics 365的功能,協助你解決幾個文件處理的煩腦:

 

1. 採用雲端系統,集中管理及保護文件

首先,系統將你的所有文件存放在雲端,方便同事搜尋及分享使用。此外,你更可設定文件的私隱級別,選擇有瀏覽權限的人士,並有瀏覽及下載記錄,以保護公司的機密資料。

 

此外,若同事使用電郵傳送文件,有機會錯手刪除重要的文檔,而雲端系統則可避免這種錯誤,即使文件被刪除亦可進行回復。

 

2. 電子表格取代實體紙張

香港地寸金尺土,若公司需要地方放置實體文件,確是價值不菲。K-Solve的系統能提供不同類型的電子表格,例如請假、報銷單據、採購單、公司book房、外勤紀錄等,上司可經電郵完成批准,加上系統以 Microsoft Office 365為基礎,同事亦容易上手,因此方便好用。

 

3. 一定要實體紙張… 也可以!

有些經營多年的公司或會表示:員工已經沿用手寫表格幾十年,要他們轉用電子表格很難… 沒問題!K-Solve的系統支援「紙張圖像擷取 (Paper image capture)」功能,同事可以用手機為手寫表格拍照及上載,系統就會將內容轉為電子表格。這個功能非常適合轉型的中小企!

 

若你想了解更多關於 Microsoft Dynamics 365及 K-Solve系統的詳情,或者有其他營運疑難想問問專家,歡迎你於下方留言、或以 Come Know x Microsoft一對一電話專線查詢吧!

Come Know x Microsoft
即時一對一專線

立即留言查詢


     

     

     

     

    請聯絡我關於適合我的方案請聯絡我關於技術問題請聯絡我,我有相同的苦況其他查詢,請註明:

     

    讚好及分享:

    發佈留言

    發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *