主管的時間總是不夠用?3招助你提升效率

主管的時間總是不夠用?3招助你提升效率
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身為中小企的主管,你是否曾經覺得自己被大量工作淹沒,又或者同事們又因各種不同的原因,不斷找你詢問,光是瑣碎事已經把你的工作時間耗掉。原定要完成的工作,花了大半天都還在原地踏步。這個時候,你就要運用以下技巧助自己節省時間,專注工作。

秘訣 1:設立指引和提問時間

中小企因為員工不多,因此同事一旦遇上問題就會直接找主管詢問,導致主管未能專注於自己的工作上。

 

主管可以為一些常見問題設立指引,讓員工們可以查閱,讓他們盡量自行解決問題。另外,主管可以為自己設立提問時間,告訴員工可於每天指定的時段去查問工作上所遇到的困難。一來,可以讓主管有時間專心工作。二來,可以鼓勵員工先嘗試自己解決問題,節省時間。

設立指引和提問時間

秘訣 2:盡量把工作化繁為簡

部分主管很多時會將工作複雜化或一開始想得過份深入,導致工作久久未有進展。

 

每個人能力都有限,當主管遇上超越自己能力範圍的難題時,不妨把工作分為幾部分逐個解決。另外,如果可以的話,盡量把工作分配給合適的員工,讓自己有更多時間處理其他工作。

盡量把工作化繁為簡

秘訣 3:改變會議方式

大多數的會議通常要花一個小時以上,特別是突如其來的會議,會令工作進程大受干擾。

 

如果可以不需要開會的事情,就盡量以電郵或用通訊軟體交代。又或是直接用打電話或碰面談清楚,很多時講一通電話大約只要 5-10 分鐘就能清楚交代所有事情,讓時間運用得更加好。如果真的需要開會的話,都要在會議後立即用電郵列明會議中說好的事情,例如誰要負責做哪些事,完成日期等事項,讓工作可以迅速展開。

改變會議方式

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