上一篇就介紹完處理invoice、帳單的不同方法，今次就帶大家了解為何公司需要一個好的系統，以便一站式處理帳目、報價、開單等項目。
公司效率升升升！
公司接得多生意固然開心，但越多生意、文書工作就越繁複，所以一個能將公司文書程序整合在一起的軟件就大派用場。因為你可預先將產品和客戶資料輸入到軟件內，而軟件亦適用於不同文件，包括報價單、採購單、收據、送貨單等等。
當客戶再光顧時，你只需簡單地按一下掣，系統就會自動載入產品和客戶資料到單據中，省卻了每次打資料的步驟，方便快捷。
加強invoice的準確性
上次有提過手寫 invoice這傳統的方法不但花時間，亦很容易令人「大頭蝦」地填漏資料，因此自動化 invoice軟件對公司來說十分重要。軟件會自動輸入基本資料、設定 invoice日期、設定排版等，更會提示你要多加留意的重要欄目、又會提醒你哪裡填錯資料。這樣就大大增強 invoice資料的準確性，在傳送給客戶前確保萬無一失。
簡化報稅工作
一間公司的單據成千上萬，每到稅季就要花費大量時間去做審計。如果你公司是以手寫發票、或 Excel範本製作發票就更麻煩。
利用電腦軟件，你就能將所有資料有系統地記錄下來，又容易隨時找到，十分方便，製作會計文件時亦能減少出錯的機會。
向客戶展示你的專業形象
很多人忽視一點，就是一張美觀的單據也是公司形象的重要元素。如果你使用手寫單據，若你書寫的字體欠佳，不單影響客人的觀感，更可能令人看不清內容；又例如用 Excel去製作，版面不但沉悶，又不易於觀看。
專業的發票即可提升客戶的信心，亦增加客戶再次購買的機會，而市面上有系統能製作出既美觀、又排版整齊的發票模版，向客戶清楚展示產品和價格資訊。
下一部份我們將集中討論一些最新的軟件系統，了解當中的功能如何幫助大家有效工作。
