中小企最重要的事，當然是跑數、追生意！不過煩惱亦隨之而來：開報價單、Invoice、會計帳目等私，都是沉悶又繁複的工序。雖然現時不少公司都使用電腦去處理以上功夫，但其實還是依靠人手去輸入資料及管理，難免忙中有錯，在效率上亦不及電腦自動化。

多年來，我們都想方設法去改善這些程序，大致可分為4個時代：

原始時代：手寫單

最原始的方法當然是手寫發票。一些小商家，例如餐廳、運輸、雜貨店等仍舊使用這類發票。店鋪要逐一在發票上，填上產品名和價錢資料。

缺點是，如果有大量貨品，就要花費大量時間來手寫，在如今資訊發達的年代，這方法已經過時，不但不方便處理，亦難以保存，所以就出現了數碼發票。

走進文明：Excel表

現時，有大部分中小企都會選擇用Excel去處理這類資料。用Excel的確慳錢、便宜，但資料並不是儲存在單一系統內，一間公司隨時有成千上萬個文件。要找回舊發票就猶如大海撈針。同時亦沒有任何搜尋工具可協助，更不可以自動製作統計報告等。

摩登時代：網上發票生成器

隨著互聯網時代興起，網上開始出現一些發票生成器 (Invoice Generator)，吸引了較新型的公司採用，好處是方便，而且免費；但缺點是每次操作都是一次性，不能留底，亦不適合需要處理大量 invoice的公司，例如採購及買辦。

科技世代：商業雲端系統

數到近年最hit的系統，當然要提雲端科技。市場上已有不少大公司推出商業雲端系統，較有名的有Xero、Oracle Peoplesoft、Microsoft等，好處是可以一站式處理公司資料，同事只需要輸入一次資料，系統就會自動製成各類invoice、財務和管理報表，而且格式統一，又容易整理。