Microsoft Dynamics 365 - Feature 1

中小企最重要的事,當然是跑數、追生意!不過煩惱亦隨之而來:開報價單、Invoice、會計帳目等私,都是沉悶又繁複的工序。雖然現時不少公司都使用電腦去處理以上功夫,但其實還是依靠人手去輸入資料及管理,難免忙中有錯,在效率上亦不及電腦自動化。

多年來,我們都想方設法去改善這些程序,大致可分為4個時代:

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原始時代:手寫單

最原始的方法當然是手寫發票。一些小商家,例如餐廳、運輸、雜貨店等仍舊使用這類發票。店鋪要逐一在發票上,填上產品名和價錢資料。

缺點是,如果有大量貨品,就要花費大量時間來手寫,在如今資訊發達的年代,這方法已經過時,不但不方便處理,亦難以保存,所以就出現了數碼發票。

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走進文明:Excel表

現時,有大部分中小企都會選擇用Excel去處理這類資料。用Excel的確慳錢、便宜,但資料並不是儲存在單一系統內,一間公司隨時有成千上萬個文件。要找回舊發票就猶如大海撈針。同時亦沒有任何搜尋工具可協助,更不可以自動製作統計報告等。

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摩登時代:網上發票生成器

隨著互聯網時代興起,網上開始出現一些發票生成器 (Invoice Generator),吸引了較新型的公司採用,好處是方便,而且免費;但缺點是每次操作都是一次性,不能留底,亦不適合需要處理大量 invoice的公司,例如採購及買辦。

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科技世代:商業雲端系統

數到近年最hit的系統,當然要提雲端科技。市場上已有不少大公司推出商業雲端系統,較有名的有Xero、Oracle Peoplesoft、Microsoft等,好處是可以一站式處理公司資料,同事只需要輸入一次資料,系統就會自動製成各類invoice、財務和管理報表,而且格式統一,又容易整理。

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