科技發達,本應為我們節省工作時間、提升效率,但亦因為使用系統太多而造成混亂,反而做事變得事倍功半,好像:

 

1. 日常溝通用Whatsapp
不少公司會選擇用Whatsapp去通知同事開會及發佈資訊,同事平日傾「無聊事」和「傾公事」都是這個app,往後要找回公事資料就很麻煩。

 

2. 正式溝通用電郵
一些經常使用的文件 (例如會議紀錄),只能用email傳來傳去,又永遠不清楚最新版本誰屬,不但開會時找資料會很混亂,傳給客戶時更容易攪錯。

 

3. 儲存文件用Dropbox
將文件放上雲端雖然比往時方便,但分享文件時要傳送連結,日子一久,就很難管理和搜尋紀錄。

 

4. 重要文件各散東西
由於重要的資料及對話儲存於多個平台,不確定有沒有端對端加密,公司機密資料會暴露於危險當中,被黑客有機可乘。

 

針對以上情況,Microsoft 365 備有 Microsoft Teams功能:一個結合團隊溝通、會議、筆記和附件的平台,讓同事們一次過達到多個目的,再毋須使用不同apps去處理不同事宜。

 

輕鬆溝通
同事之間可以用 Direct message溝通,無論是單對單、或group chat都無問題,避免公事夾雜私事的混亂。

 

分享文件
員工可以在Group 內分享文件、影片、連結等資料,而且可以輕易尋回紀錄,方便跟進工作及開會之用。

 

視像見客
Teams設有視像會議及Conference Call功能,以後與客戶連繫就更便捷。

 

安全儲存
所有文件及資料都會存放在Microsoft 的雲端之上,穩妥保存機密資料,保障公司安全。

 

了解更多 M365的功能: