職場英語:催人交文件有技巧!3大情景應用有分別

職場英語 - 催人交文件有技巧!3大情景應用有分別
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工作上與人合作,不時都需要提醒或催促一下別人要準時交貨,對方可能是你的同事或供應商,甚至是不能得罪的客人和老闆!那麼,到底要怎麼寫才會做到有效果、卻又不失禮貌?首先,你要分清 3 大情景,就可以見招拆招:

情景 1:及早提醒

如果現在仍是月中,你想看看對方在月底能否完成,你可以說:

 

  • Grateful for your interim reply if we could receive {name of the file/ goods + quantity} from your end by {date, e.g. April 25}?
    煩請先告知我們是否可在 {日期,如4月25日} 前,收到 {文件 / 貨品名稱及數量}?

 

使用以上句子,你不單可以先在書面上與對方建立共識的交收時間,甚至可幫助自己採取主動,先定立對方預計要交件的日期。另一方面,「interim reply」為對方在過程中預留空間,若之後有機會更改日期,你亦表示尊重。

 

日期方面,你要緊記提醒雙方是以工作天 (working days) 計算,而不是以日期 (calendar days) 為準,而往後要改日期,須留意交收日子必須是雙方同意的 (a due date mutually agreed)。

情景 2:死線在即

若你與對方預定在今個星期五交收文件,而今天已經是星期四,你仍未收到任何消息;你想確保準時收件,可以這樣寫:

 

  • Please be gently reminded that we are expecting your {name of the file/ goods + quantity} by {time & date, e.g. [HKT] 1:00 pm of May 15, this Friday, [NYT] same date at 1:00 am}.
    溫馨提示,我們預定會在 {日期及時間,如:[香港時間] 今星期五 (5 月 15 日) 下午 1 時,[紐約時間] 同日零晨 1 時} 之前,收到你的 {文件 / 貨品名稱及數量}。

 

當時間愈迫切,你必須準確說明交收時間,有助避免延誤,你亦可使用明確的語氣,讓對方感受到時間迫切性。如果對方身處外地,你可以同時列明香港時間及對方的海外時間,以減少往後爭論。

 

另外,我們在中文常說的「溫馨提示」,在英文中並非「warm reminder」,而應該使用「gentle / friendly reminder」,或者在句子開首寫「As a gentle / friendly reminder, …」,然後交代重點。

情景 3:死線已過

大家最不想發生的情況,就是死線已過、卻未收到文件。這情況下,你要留意對方的身份及事情的發展,再決定以下哪種語氣較適合:

 

客氣提醒

  • I am afraid we have yet to receive {name of the file/ goods + quantity} due yesterday {time & date, e.g. [HKT] 1:00 pm of May 15, this Friday, [NYT] same date at 1:00 am}. Kindly revert to us the time you sent it/ them out, which would help us cross-checking any potential causes of the miss.
    溫馨提示,我們預定會在昨天 {日期及時間,如:[香港時間] 今星期五 (5 月 15 日) 下午 1 時,[紐約時間] 同日零晨 1 時} 或之前收到你的 {文件 / 貨品 名稱及數量},可惜現時仍未收到。請告知寄出時間,以便我們覆核可能遺漏之處。

 

 

專業催促,不失大體

  • We look forward to your favourable reply on your earliest rescheduled submission/ delivery date of the {name of the file/ goods + quantity} , preferably no later than this {time & date, e.g. [HKT] 1:00 pm of May 15, this Friday, [NYT] same date at 1:00 am}. Otherwise, we could not but to …
    期待你在 {日期及時間,如:[香港時間] 今星期五 (5 月 15 日) 下午 1 時,[紐約時間] 同日零晨 1 時} 或之前回覆你最快可寄出 {文件 / 貨品名稱及數量} 的時期。否則,我們將會…..

撰文:Tracy、Ray

圖像設計:Kay

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