優秀主管有甚麼特質? 這5個才能你都擁有嗎?

一份好工除了要有合理的薪金、工時,好同事都是十分重要,尤其是帶領團隊進步的上司、經理:他們不但自己要有能力,也要有智慧管好團隊。為甚麼有些主管可以與下屬共同進退、打成一片;有些卻與團隊格格不入,甚至勢成水火呢?

 

每位主管在成為別人的上司前,自己都曾經是別人的下屬。人人都想成為受下屬敬重的好主管,不過這絕非一朝一夕的事。如果你不肯定自己表現如何,不如看看以下這 5 個特質,你又中了多少個?

才能 1:做好本份勿「擾民」

主管又好、甚至是一間公司的老闆都好,他們的角色就是下屬的領袖,職責包括制訂願景、目標、機制;建立團隊的文化、為團隊覓到合適的人才加入,讓團隊可以自己運作得妥當,而無需上司如家長般,隨時隨地噓寒問暖。

 

要知道自己是否達標?通常團隊一般情況下,都會安安份份的;不過,一旦團隊遇上困難、業績低迷時,你就要留意一下自己,是否能夠做好本份、穩住軍心,還是只一味將責任推卸給下屬。

 

而即使主管未必十項全能,訂下的制度未必完美都好,也要盡量避免一些不必要的程序、會議、報告等,只會為下屬的繁忙工作增煩添亂,不能專心做好工作,最後只會令整體的表現下降。

才能 2:「糾正」配合「欣賞」

下屬交給你一份活動的計劃書,上面有文法錯誤,你知道作為一個好上司,是不應該對下屬大發雷霆。因此你就耐心地向對方解釋錯處,對方也聽話地改好錯處。

 

問題來了,上司只是在下屬犯錯後,一次又一次改過對方的錯處,下屬只是不會再犯錯,而非有變得更加優秀。以上的例子中﹐下屬不會犯同一個文法錯誤了,但不代表文筆變得優秀了。

 

要令團隊成長、有進步,上司除了在他們犯錯時糾正之外,更重要的是讓團隊知道,你心目中的「好」是有何標準,讓他們有學習的對象。其中一個方法,就是重溫一些團隊的優秀成果,學習欣賞優良的元素。

 

專門研究情緒的北卡羅檢納大學心理學教授 Barbara Fredrickson 提出,正面與負面的感覺比例大概是 3:1 至5:1。換言之,上司平均每作出一個負面反饋,就需要作出 3 到 5 個正面、欣賞的評價。當然,這個數字並非要各位主管每說一句話都要數著,只是一個約數。研究顯示,若果上司盡量做到比率,將對你和你的團隊大有幫助。

才能 3:「洞察」而非「說教」

上司提出糾正或反建議時,儘管有好的意圖,小心翼翼地提供反饋意見,但當有下屬問你意見時,你都會傾向立刻提出糾正。但其實相對於由上司指出問題所在,如果可以引導下屬洞察出自己的問題所在,對他們的成長更有幫助。

 

研究指出,「洞察」是大腦的糧食。人腦一旦有新洞察的產生,給人帶來滿足的感覺。或許,你本身有過這種體驗,不論如何用心教導都好,一旦對方把你的建議和他自己的領悟結合起來,得出新理解之後,他的表現才突飛猛進 。

 

因此,作為主管的你,可能會認為自己提出的建議非常慷慨又有建設,但相對於說教,能夠給予時間下屬去理解、思考,才是真正令團隊進步的良策。

才能 4:重視「行動」而非「原因」

下屬做錯事,主管總愛問:「為甚麼會用這個字?」「為何趕不上進度?」下屬當然會有原因,但這類問題會把你們拉到猜測與概念的模糊世界裡,當下對解決問題是沒有幫助。

 

這個情況下,上司應該側重問「甚麼」的詢問,例如:「你原本期待甚麼事結果?」,或者「你可以採取甚麼行動?」,因為這類詢問會得出具體的答案,有助於下屬去思考一些實際的行動。

才能 5:對員工真誠

講到這裡,主管們可能會想﹐為了令下屬心靈好過一點,不如就避免批評他們的工作好了。員工持續做不好,上司還是拍拍肩、給他鼓勵,由得員工自己摸索問題;甚至降低目標,讓員工提高自信?

 

老闆與主管都要明白,你們的角色是下屬在職場上的領袖,而非家裡的媽媽;員工在家裡想得到情感的安慰,但在職場上,他們要的是知識、技能上的成長。因此,相對於面子,他們更希望上司可以幫他們進步;當他們碰壁時,上司能明確地告之。當然,如果能心平氣和就最好。

 

因此,好的主管是能冒著不受歡迎的風險,對員工真誠,特別當員工做不好的時候,可以耐心地指出要改善之處、改善的方法、公司可以提供的幫助。而當上司有不足之處,也要接受下屬的建議,創造一種互相提點的氣氛,才會令團隊成長。

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