想激勵下屬?「發問」比「解答」更重要! 4種助你管理的發問技巧

作為公司的領導層,員工下屬都會以你馬首是瞻,事無大小都會問你意見、對策:「客人拒絕我怎麼辦?」「活動用甚麼主題好?」久而久之,員工只需執行上司的建議就可以了。

 

但公司規模一直擴展,上司要處理的行政事務漸多,未必可以經常解答下屬的難題。因此,長遠來說,領導層除了懂得解答問題,更應該學會用問題去激勵、啟發下屬有獨立性去解決問題。

 

好的提問是要由沒有預設立場與期望答案開始,以下 4 個情況,要如何發問?

 
 

問題 1:與對方意見不合

在開會時,一個團隊當然有不同意見,如果要成為一言堂,那麼就不用開會討論了。一個好的領袖,應該是鼓勵下屬提出意見,而非一味要對方屈服。加上如果上司的態度強硬,分分鐘會激起下屬反抗,只會令討論更難取得共識。

 

直接否認對方,有一種壓逼、攻擊的感覺。上司不妨轉用比較客氣、近似請教的句型:

☓ 你的說法不對!
✓ 依你的經驗,這個方案有機會達到目標嗎?

☓ 我這個方案才有效!
✓ 你認為這個方案,有其實要考慮的地方嗎?

 
 

問題 2:認為有更好方案

作為上司,你的經驗、見識都可能比下屬多。有不少上司在發現下屬的做法,可以有更多進步空間時,都會直接責難地指出對方的做法行不通。

 

有些上司會用「封閉式提問」,限制了對方的思考範圍,很難引出具創造性的想法。要讓下屬思考問題所在,學習解決問題,就要學會「開放式提問」:

☓ 你認為這個方法可以增加營業額嗎?
✓ 還有哪些方法可以增加營業額?

☓ 不如改用這個方法?
✓ 你認為這個方法有個好處 (壞處)?

 
 

問題 3:工作有落後

下星期要舉辦的活動,下屬到星期四仍未決定好前期工作。工作進度大大落後,作為上司自然會心急,可能會作出責問意味的質問,暗示對方用錯了方法,甚至質疑對方的辦事能力。

 

這種質問可能會引起對方辯解,但既然問題已經出現,不如先幫助團隊,專心想出解決方案。上司應先了解對方的難處,注意提問的用字是對事不對人,或者用「我們」取代「你」作主語:

☓ 為什麼你的進度落後了這麼多?
✓ 是甚麼原因令我們的進度落後?

☓ 你打算如何解決?
✓ 我們可以如何解決這個問題?

 
 

問題 4:表現不似預期

一個項目完成後,客人的反應不太正面:進度慢了一星期,或者文案資料出錯。作為上司,如果團隊的表現不理想,在檢討工作時,如果一味只是問責、質問,可能會有人辯解、有人推卸責任,這些對團隊成長都沒有幫助。

 

相對於「質問」,上司可以用「提問」,讓下屬有選擇的機會。當人可以選擇時,就自然產生責任感,有動力去承擔挑戰,而非被動地接受意見及指示。

 

上司可以用教練式輔導「GROW模式」,一步步去引導下屬解決問題:

Goal:目標是甚麼?

  • 這個項目對團隊有甚麼意義?
  • 團隊要如何達到這個目標?

 
 

Reality:目前的狀況如何?

  • 團隊用了甚麼方法去達到目標?
  • 目前的情況,與目標有何落差?你認為還需要甚麼幫助?

 
 

Options:有何解決方案?

  • 還有甚麼方法可以解決問題?有何好處 (壞處)?
  • 如果這些障礙都移除了,狀況有何改變?
  • 其實人有過同類情況嗎?你認為可以如何做得更好?

 
 

Will:傾向哪一個行動?

  • 你決定採用哪一個解決方案?需要甚麼幫助嗎?
  • 你會如何設立行動的步驟?何時需要檢討進度?

 
 

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