職場英語:批評要小心說! 5招示範大方反映問題

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若同事表現不似預期,你作為上司或前輩,想向他們反映問題,但 “You are wrong”、”This is bad” 又似乎太直接,一講出口,同事可能會感覺難受。

 

想有禮貌又有建設性地表達負面評價?你要記住以下5式:

 

 

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第1式:避免直接指責

 

不要說:Your proposal is terrible! Can you fix it?
(你的計劃書太糟了,可以改過嗎?)

試著說:This proposal wasn’t completed satisfactorily. Could you fix it?
(這份計劃書未太完美,可以請你改善一下嗎?)

 

 

直接指責對方 “Your proposal is terrible!”,對聽者來說有如人身攻擊,而且劈頭第一句就批評,對方之後也沒有心情聽意見了。故此,用被動句可以避開主語,以免直接指責對方

 

 

在語氣方面,用 “Could” 代替 “Can”用 “Would” 代替 “Will”,感覺上就由命令轉為請求,聽上來就比較客氣了。

第2式:用讚美開頭

不論你對同事的表現有多少意見,他們都為工作付出了努力。在指出對方的問題之前,先讚美對方做得好的部分

 

不要說:Your presentation is unsatisfactory.
(你的報告不太理想。)

試著說:You idea is impressive. I can see you put a lot of effort in it.
(你的想法令人深刻,可見你很用心去做。)

 

 

You presented a lot of useful information today. It’s helpful.
(你今天匯報了很多有用的資訊,非常幫到忙。)

 

 

以讚美的說話開頭,可以舒緩一下氣氛,之後再討論問題所在,對方也就較容易聽入耳了。

 

 

第3式:切忌用 “But”

稱讚完對方,終於入戲肉了,不少人都會立刻用 “But” 來轉換話題。但其實 “But” 有如警告:「注意!批評來了!」那麼你前面的讚美、鋪排的輕鬆氣氛,都等於白做了。

 

不要說:I enjoy your presentation. But…
(我很喜歡你的匯報,不過…)

試著說:I enjoy your presentation. This is informative and impressive. Last time when I did this, I have some obstacles….
(我很喜歡你的匯報,資料豐富又令人深刻,上次我做這個的時候,遇到一些困難…)

 

 

在讚美之後,可以先讓對方沉澱一下,再婉轉地提出對方可改善的部分,例如分享自己之前的經驗講「大部分人」的情況等,都是較「易入口」的批評方法。

 

 

第4式:聆聽解釋

在評論前,可以先提出問題,聆聽對方解釋,而非一開始就下定論。盡量讓溝通是雙向的,讓對方感到你是可以有商有量的,也有助找到問題的根本。

 

不要說:I think you are not careful enough.
(我認為你未夠謹慎。)

試著說:I think there is room for improvement. Do you think so?
(我想這仍有改善空間,你認同嗎?)

 

 

第5式:給予具體建議

批評完,當然要給予對方改善的建議,但要注意語氣,盡量避免用 “should”、”must” 等帶有命令語氣的字眼,而是用 “may”、”would”、”could”,感覺會客氣一點。

 

不要說:You should have make things better.
(你應該做好些。)

試著說:If it’s possible, next time you may try to put more focus on communication.
(如果可以的話,下次就可以多注意溝通。)

 

 

同時,也要注意建議要具體一點,上方例子中用了 “better”,同事當然知道要做好些,但哪一方面呢?如何改善呢?作為比較有經驗的前輩或上司,你都需要向同事精準地指出。

 

 

文章來源:
1. POLITE ENGLISH
2. Giving Constructive Criticism: Phrases and Tips

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