[職場英語] 電話對答必用懶人包 照著說就無有怕!

辦公室內,不論職位高低,都有機會用英文與外籍客戶、或合作伙伴用電話對答。一些日常用語如「轉頭覆你」、「轉駁給同事」等,英文要怎樣說?

 

不想在外籍客戶面前口啞啞?讀熟以下「英語電話懶人包」,助你輕鬆完成對話:

 
 

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開頭

無論是接電話還是打電話,想令對方有個好印象,必須要開個「靚頭」。

 

如果你是接電話的一方,一般有以下兩種方法:
1. Hello/Good morning/Good afternoon. [company’s name], [your name] speaking, how may I help you?
(你好 /早晨 /午安,這是 [公司名],我是 [你的名字],請問有甚麼幫到你?)

2. [company’s name], [your name] speaking.
([公司名],我是 [你的名字])。

 
 

如果你是打電話的一方,就要主動報上身分來:
‧ Hello, this is [your name] from [company’s name].
(你好,我是 [公司名] 的 [你的名字])

 
 

之後就說明你致電的原因,或者你要跟誰對話
1. I’m calling to ask about/discuss/clarify…
(我來電是想問 / 討論 / 弄清楚有關…)

2. I’d like to speak to [person’s name], please.
(麻煩你,我想找 [對象的名字]。)

 
 

要找的對象不在

如果對方要找的對象不在公司,或正在忙其他事,就可以請對方留下口訊
1. I’m sorry, he/she’s not here today. Can I take a message?
(不好意思,他 /她今天不在公司,你需要留言嗎?)

2. I’m afraid he/she’s not available at the moment. Can I take a message?
(他/她正在忙,你需要留言嗎?)

 
 

如果你是致電的一方,而你想遲些再來電
1. When is a good time to call?
(我何時來電比較合適?)

2. May I know what time he/she will be back?
(請問他 / 她何時回到公司?)

 
 

轉駁來電

如果對方的要求,是你未能協助的,你可以將來電轉駁相關的同事:
‧ Let me transfer you to [name]’s extension.
(讓我為你轉駁給 [同事的名字] 的內線。)

‧ Would you like me to put you through to [name/department]?
(你需要我轉駁給 [同事的名字 / 部門]嗎?)

 
 

訊號接收不良

遇上手機信號接收較差的情況,聽不清楚對方的要求,可以請對方重覆說話
‧ Sorry that I can’t hear you. Could you please repeat that?
(抱歉我聽不清楚,可以請你重覆一次嗎?)

‧ The line is quite bad. Could you say that again, please?
(信號有點差,麻煩你重覆一次。)

 
 

完成對話

來到最後一步,為對話畫上完美的句號。

 

如果對話中,你未能處理到對方的要求,可以交代會盡快解決
‧ I will follow up with the requested information soon
(我會盡快跟進你需要的資料。)

‧ I will keep you updated on our progress.
(我會告訴你最新進展。)

 
 

掛線前,除了用 “Goodbye”之外,也可以有點新意:
‧ Thank you. Have a nice day.
(謝謝你,祝你有愉快的一天。)

‧ Thanks for calling. See you.
(多謝你的來電,再見。)

 
 

文章來源:
1. 40 Common Phrases for Effortless Business Telephone Calls in English
2. 25 Powerful English Phrases for Handling Everyday Business Telephone Conversations

 
 

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