[開單系統進化史 (2)] 你需要一個開單系統的4個原因

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上一篇就介紹完處理invoice、帳單的不同方法,今次就帶大家了解為何公司需要一個好的系統,以便一站式處理帳目、報價、開單等項目。

 

公司效率升升升!

公司接得多生意固然開心,但越多生意、文書工作就越繁複,所以一個能將公司文書程序整合在一起的軟件就大派用場。因為你可預先將產品和客戶資料輸入到軟件內,而軟件亦適用於不同文件,包括報價單、採購單、收據、送貨單等等。

 

當客戶再光顧時,你只需簡單地按一下掣,系統就會自動載入產品和客戶資料到單據中,省卻了每次打資料的步驟,方便快捷。

 

加強invoice的準確性

上次有提過手寫 invoice這傳統的方法不但花時間,亦很容易令人「大頭蝦」地填漏資料,因此自動化 invoice軟件對公司來說十分重要。軟件會自動輸入基本資料、設定 invoice日期、設定排版等,更會提示你要多加留意的重要欄目、又會提醒你哪裡填錯資料。這樣就大大增強 invoice資料的準確性,在傳送給客戶前確保萬無一失。

 

簡化報稅工作

一間公司的單據成千上萬,每到稅季就要花費大量時間去做審計。如果你公司是以手寫發票、或 Excel範本製作發票就更麻煩。

 

利用電腦軟件,你就能將所有資料有系統地記錄下來,又容易隨時找到,十分方便,製作會計文件時亦能減少出錯的機會。

 

向客戶展示你的專業形象

很多人忽視一點,就是一張美觀的單據也是公司形象的重要元素。如果你使用手寫單據,若你書寫的字體欠佳,不單影響客人的觀感,更可能令人看不清內容;又例如用 Excel去製作,版面不但沉悶,又不易於觀看。

 

專業的發票即可提升客戶的信心,亦增加客戶再次購買的機會,而市面上有系統能製作出既美觀、又排版整齊的發票模版,向客戶清楚展示產品和價格資訊。

 

 

下一篇我們將集中討論一些最新的軟件系統,了解當中的功能如何幫助大家有效工作。(未完待續)

 

【開單系統進化史】

第一集:手寫單、Excel、網上生成器、雲端,優劣大比拼!(按此閱讀)

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